Choć przyczyn spadku wydajności przedsiębiorstwa może być wiele, niekiedy problem tkwi w pozornie nieistotnych punktach procesu, które ograniczają sprawność funkcjonowania całego systemu. To wąskie gardła, które pozostają niewidoczne przy niewielkiej skali działalności, lecz ujawniają się w okresach zwiększonej liczby zamówień czy przyspieszonego rozwoju firmy, doprowadzając do opóźnień, obniżenia jakości obsługi czy wzrostu kosztów operacyjnych. Jak sobie z nimi radzić?
Wąskie gardła i ich identyfikacja
Wąskim gardłem może stać się wymagający ręcznego zatwierdzenia etap procesu lub konieczność wielokrotnego powtarzania tych samych informacji. To sytuacja, w której przepustowość jest niższa niż zapotrzebowanie. Wąskie gardła występują w produkcji, finansach, logistyce, sprzedaży, obsłudze klienta i HR. Mogą mieć charakter technologiczny, organizacyjny lub informacyjny. Rzadko pojawiają się z dnia na dzień. Zwykle poprzedzają je takie sygnały, jak stałe przeciążenie konkretnego zespołu, wydłużanie się czasu realizacji zadań mimo niezmienionej liczby zleceń czy duże różnice między planowanym a rzeczywistym przebiegiem procesu.
Jak wykrywać wąskie gardła?
Aby wykryć wąskie gardło, należy odtworzyć rzeczywisty przebieg danego procesu i przekonać się, jak jego realizacja wygląda w praktyce. Następny krok stanowi określenie mierników, które umożliwią ocenę nie tylko rezultatów końcowych, ale też poszczególnych etapów przepływu pracy. Analiza powinna uwzględniać również zmienność. Dane warto rozpatrywać w podziale na warianty procesu, okresy, jednostki organizacyjne i rodzaje spraw. Tym sposobem szanse na znalezienie ograniczeń zanim ich wpływ stanie się widoczny wzrastają.
Identyfikacja wąskich gardeł a SAP Signavio
W organizacjach z rozbudowanymi procesami ręczna analiza ścieżek realizacji może być niemałym wyzwaniem. Rozwiązaniem jest wykorzystanie danych zdarzeniowych, zapisywanych w firmowych systemach. Na ich podstawie można sprawdzić, jak poszczególne sprawy przepływają przez organizację, gdzie najdłużej oczekują i w których miejscach najczęściej wracają do poprawy. Taką analizę wspiera SAP Signavio – platforma, która umożliwia modelowanie, analizę i doskonalenie procesów biznesowych. Zamiast opierać decyzje wyłącznie na opiniach i jednostkowych obserwacjach, firma może ustalić skalę problemu oraz określić, które usprawnienia powinny otrzymać najwyższy priorytet.
Czy wdrożenie nowego systemu sprzyja usunięciu wąskich gardeł?
Wdrożenie SAP może stać się impulsem do uporządkowania procesów, ujednolicenia danych i ograniczenia ręcznej pracy. Samo uruchomienie nowej technologii nie stanowi jednak gwarancji poprawy. Jeśli do systemu przeniesione zostaną niepotrzebne akceptacje, niespójne reguły i nieprawidłowo zaprojektowane ścieżki, problemy firmy wystąpią także w nowym środowisku.
Co zrobić, by tego uniknąć? Przed rozpoczęciem projektu wdrożeniowego należy zapewnić sobie wsparcie doświadczonego partnera, poddać analizie procesy w firmie i na tej podstawie stworzyć docelowy model działania przedsiębiorstwa, który nie będzie utrwalać istniejących ograniczeń, ale ułatwi wprowadzenie usprawnień.
Wykrycie wąskich gardeł – co dalej?
Po identyfikacji, a następnie eliminacji wąskich gardeł niezbędne jest dalsze monitorowanie przepływu spraw. Warto porównywać wyniki sprzed zmiany i po niej, a także sprawdzać, czy poprawa jednego wskaźnika nie odbyła się kosztem jakości, zgodności czy obciążenia innego zespołu.
Zarządzanie wąskimi gardłami nie jest jednorazowym projektem. Wraz ze wzrostem skali działalności, zmianami oferty i rozwojem środowiska IT ograniczenia mogą pojawiać się w nowych obszarach. Ich skuteczne wykrywanie i eliminowanie wymaga wsparcia zaufanego partnera wdrożeniowego, takiego jak Hicron. Doświadczenie ekspertów firmy oraz ich wiedza o procesach biznesowych czy architekturze systemu SAP sprzyja wprowadzeniu potrzebnych zmian organizacyjnych i technologicznych, a także ustaleniu kolejności działań w celu zwiększenia wydajności funkcjonowania przedsiębiorstwa.
